Personel özlük işlemleri bordrolama işlemleri için bir noktada kaynak niteliğindedir. Ancak çoğu zaman personel sicil dosyalarının bile yasal mevzuata uygun olmadığını yaptığımız denetimlerde görmekteyiz.
Personel işe girdikten sonra hazırlanması gereken evrakların eksik olması, güncellenmemesi, iş yoğunluğu gibi sonradan tamamlanmasını güçleştirici problemlerle karşılaşılması, özlük dosyalarının %90 oranında eksik olduğunu göstermektedir.
Hem şirket içi düzen için gerekli olan özlük dosyası yasal olarak da eksik veya yanlış evrak bulunması durumunda işvereni zor durumda bırakabilir.
Özlük hizmeti, bordro hizmeti ile birlikte alınabildiği gibi ayrı olarak da alınabilir. Her 2 tercihinizde de sunacağımız profeyonel hizmet sizlerle!
sorularını sizler için cevapladık.
Özlük Dosyası Nedir?
Personel özlük dosyası; işe alım aşamasından itibaren, çalışanın kariyeri boyunca elde edilen her türlü belge, bilgi ve dokümanın düzenli bir şekilde kayıt altına alındığı resmî belgelerden oluşan bir dosyadır. 4857 sayılı İş Kanunu’nun 75’inci maddesinde personel özlük dosyasına ait bilgi şu şekildedir: “İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.”
Özlük dosyasının amacı, çalışanın kimlik bilgilerinden performans değerlendirmelerine, maaş bilgilerinden sağlık durumuna kadar geniş bir yelpazede bilgiyi kayıt altında tutmaktır.
Kurumlar, işe başlayacak her çalışandan bazı belgelerin taraflarına iletilmesini ister. İstenilen bu belgeler kurumlar arasında farklılık gösterebilmektedir. Bazı kurumlar için sadece basit bir sağlık raporu yeterli olabilirken, bazı kuruluşlar ise detaylı bir sağlık tetkiki talep edebilir.
Personel Özlük Dosyasını Kim Hazırlar?
Personel özlük dosyası, genellikle şirketlerin İnsan Kaynakları (İK) departmanı tarafından hazırlanır ve yönetilir. İnsan kaynakları departmanı, bir şirketteki çalışanların kişisel ve mesleki bilgilerini düzenli bir şekilde takip etmekten sorumludur. Ancak önemli olan özlük dosyasını kimin hazırladığından çok; personel özlük dosyalarına eklenecek bilgi ve belgelerin eksiksiz olması, gizli ve güvenli bir şekilde saklanması ve yasal düzenlemelere uygun olarak yönetilmesidir.
İşte bu şartları sağlayarak sizlerin yükünü hafifletmek ve anında hizmet sunabilmek için bizimle her zaman iletişime geçebilirsiniz.
